Proceso de Auditoría y Certificación
PROCESO DE AUDITORÍA Y CERTIFICACIÓN.
La certificación es un proceso que siempre tiene carácter voluntario, salvo que a través de Reglamentos de las Administraciones Públicas o de documentos contractuales, la certificación se vuelva obligatoria.
El proceso para la certificación de sistemas de gestión ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001, bien de forma independiente, bien integrada, por tercera parte sigue un proceso muy sencillo y común a todas las normas de gestión:
- Elección de entidad y solicitud de presupuesto: En esta primera parte debemos elegir la entidad con la que queremos trabajar, verificar que se encuentra acreditada por ENAC para el alcance de nuestra actividad que queremos certificar y solicitar presupuesto.
- Realización de la auditoría por parte del equipo auditor conforme a los requisitos de la Norma a verificar, que consistirá en la visita in situ a las instalaciones del equipo auditor, existiendo siempre una parte de visita física enfocada a comprobar los procesos de la actividad in situ y una revisión documental, mediante la cual se
comprobará sobre registros y evidencias la adaptación a la norma en cuestión. La duración de la auditoría dependerá de las dimensiones de la empresa, actividad, número de trabajadores, actividades y normas a certificar, etc. La auditoría inicial de certificación se realiza en dos Fases: Fase I y Fase II.
Proceso de auditoría
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La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el cumplimiento y adaptación a los requisitos de la norma implantada.
La auditoría debe desarrollarse siempre por personas con la capacidad y competencia necesarias para revisar y evaluar los aspectos y requisitos de las normas a auditar, resulta indispensable la independencia del equipo auditor con el fin de garantizar la objetividad de todo el proceso.
Las auditorías pueden clasificarse en:
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- Internas o de primera parte, son las realizadas por o en nombre de la propia organización para fines internos y con ellas se obtiene una autodeclaración de conformidad. Puede ser realizado por personal propio de la empresa o por personal subcontratado, siempre hay que tener en cuenta que aunque sea interno el personal debe disponer de la cualificación necesario, debiendo establecer los requisitos para los mismos.
- Externas:
- De segunda parte: realizadas por partes que tienen interés en la organización o por personas en su nombre, como pueden ser clientes actuales o futuros, entidades públicas, suele emplearse por grandes compradores para evaluar la capacidad de un posible suministrador. Se audita el sistema centrándose sobre los procesos y productos que afectan al comprador.
- De tercera parte: realizadas por organizaciones independientes externas acreditadas por ENAC, se corresponden con las auditorías de certificación. Tienen como finalidad la concesión de un certificado, marca o inclusión en un registro de marcas registradas.
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- Plan de acciones correctoras: como consecuencia de la auditoría de certificación pueden encontrase lo que llamamos no conformidades, es decir, incumplimientos totales o parciales de los requisitos exigidos por las normas. Deberá redactarse entonces el PAC (Plan de Acciones Correctoras) y enviarse a la entidad de certificación para su evaluación.
- Certificación: Una vez el plan de acciones correctivas ha sido aprobado se emite por parte de la empresa certificadora el certificado correspondiente, de forma que éste ya puede ser publicitado por la empresa. Podría ocurrir que no se cumplieran los requisitos necesarios para otorgar el certificado. En este caso se da un tiempo a la empresa para corregirlos y se realizaría una auditoría extraordinaria.
- Seguimiento y renovación. El ciclo de auditoría es de tres años, de forma que en el primer año se revisan todos los requisitos y apartados de la norma de aplicación y los dos restantes se realizan auditorías de seguimiento, en las cuales se verifica el cumplimiento de algunos puntos de la norma no de todos de tal manera que al haber pasado los dos años hayan sido revisados todos los requisitos. Una vez realizados los seguimientos comienza el ciclo, siendo la siguiente auditoría de renovación.
CERTIFICACIÓN AMBIENTAL: ISO 14001 VS REGISTRO EMAS
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El Reglamento EMAS tiene algunas diferencias con respecto a la certificación de las normas ISO, derivado precisamente de que se trata de un Reglamento Europeo, en el cual no se otorga un certificado como tal, sino que se incluye a las empresa que lo cumplen en un registro europeo de empresas ecoauditadas.
- Auditorías de tercera parte: el Reglamento EMAS no permite auditorías de primera y segunda parte. No pueden realizarse certificaciones que puedan dar lugar a confusión con lo establecido en el Reglamento.
- Acreditación obligatoria: la entidad de certificación tiene que ser Verificador Ambiental acreditado por el país miembro, de forma obligatoria.
- Validación de la Declaración Ambiental: una vez finalizado el proceso de auditoría, el Verificador Ambiental lo que hace no es emitir un certificado de conformidad del sistema como tal, sino validar la Declaración Ambiental que de forma obligatoria ha emitido la empresa.
- Proceso de REGISTRO EMAS: una vez validada la Declaración Ambiental, la empresa deberá remitirla al organismo correspondiente del estado miembro para que a su vez incluya a la empresa en un Registro Europeo de empresas Ecoauditadas.
